Betaal je voor iedere medewerker hetzelfde Microsoft 365 pakket, terwijl een flink deel van je mensen alleen mailt, in Teams zit en af en toe een document in de browser opent? Dan ben je niet de enige. De meeste organisaties kiezen hun licentie één keer, bij de start, en kijken er daarna nooit meer naar. Intussen groeit het bedrijf, gaan mensen anders werken en past Microsoft de pakketten aan.
Na dit stappenplan weet je welke licentie bij welke groep medewerkers past, wat dat per maand kost en waar de grenzen van de Business-abonnementen liggen. Je hebt er weinig voor nodig:
- een lijst van alle gebruikers met hun functie of afdeling;
- een overzicht van de apparaten waarop gewerkt wordt, en of die van de zaak of privé zijn;
- je huidige licenties, te vinden in het Microsoft 365 beheercentrum;
- een eerlijke inschatting van de groei in de komende jaren.
Reken op een middag werk. Daarna kun je je licentiekeuze ook uitleggen, en dat kunnen veel bedrijven niet.
In het kort
300 gebruikers
Maximum voor alle Business-abonnementen samen
€ 19,06
Business Premium per gebruiker per maand, jaarbetaling
€ 3,81
Maandelijks extra per Premium-gebruiker bij maandbetaling
€ 6,93
Verschil Standard en Premium per gebruiker per maand
01Stap 1: tel je gebruikers en kijk een paar jaar vooruit
Begin met het aantal, want dat bepaalt in welke familie je zoekt. Business Basic, Standard, Premium en Apps for business zijn samen bedoeld voor maximaal 300 gebruikers. Zit je daarboven of verwacht je dat snel, dan verwijst Microsoft je naar de enterprise-abonnementen.
Vaak wordt er per pakket geteld, maar die grens geldt voor alle Business-abonnementen samen. Je mag Basic, Standard en Premium in één tenant mixen, zolang het totaal niet boven de 300 komt. Twee groepen van elk 160 licenties is dus ook te veel.
Houd rekening met groei en overnames
Zit je er dicht tegenaan en staat er een overname of een nieuwe vestiging op de planning? Neem dat nu al mee. Overstappen naar enterprise doe je liever op een moment dat je zelf kiest dan op het moment dat je tegen de limiet aanloopt.
02Stap 2: deel je mensen in naar hoe ze werken
Functietitels zeggen hier weinig. Kijk naar wat iemand op een gewone dinsdag doet. Grofweg zie je twee groepen. De eerste werkt vooral in de browser of op de telefoon: mail lezen, een rooster checken, een lijst in Excel bijwerken, overleggen in Teams. De tweede bouwt grote spreadsheets, maakt offertes waarvan de opmaak moet kloppen, of werkt met macro’s en koppelingen die alleen in de desktopversie draaien.
Voor de eerste groep is Business Basic vaak genoeg. Dat pakket bevat de web- en mobiele versies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook, plus Teams en 1 TB cloudopslag per gebruiker. De tweede groep heeft Business Standard nodig. Dat voegt de desktop-apps toe, die je per gebruiker op maximaal vijf pc’s of Macs installeert.
Dan is er nog Apps for business, met de desktop-apps maar zonder mail en Teams. Het is bedoeld voor wie die ergens anders regelt. Het scheelt nog geen € 1,15 per maand met Standard, dus in de praktijk is het zelden de verstandigste keuze.
De klassieke valkuil is iedereen dezelfde licentie geven, omdat dat makkelijk beheert. Dat klopt, maar je betaalt het verschil voor iedereen die de desktop-apps nooit opent. Hoe je medewerkers verder in profielen indeelt, lees je in onze kennisbank over Microsoft-licenties.
“De klassieke valkuil is iedereen dezelfde licentie geven, omdat dat makkelijk beheert.”
03Stap 3: bepaal wat je moet beveiligen en beheren
Nu de vraag die vaak te laat komt: hoe beheer je de laptops en telefoons waarop gewerkt wordt, en hoe houd je phishing buiten de deur? Business Premium bevat daarvoor Defender for Business en Intune Plan 1, Entra ID voor meervoudige authenticatie en Defender for Office 365 tegen phishing.
Premium is dus Standard met een beveiligings- en beheerlaag erbovenop. Werken je mensen met klantgegevens, op laptops die mee naar huis gaan of op hun eigen telefoon? Dan raden we Premium meestal aan. Een phishingmail kan bij iedereen binnenkomen, maar de schade verschilt per afdeling. Daarom maak je deze afweging vaak per afdeling en niet per persoon.
Losse beveiliging kost vaak meer
Wat we vaak zien: bedrijven nemen Standard en kopen er later losse beveiligingsproducten bij, soms van verschillende leveranciers. Dat telt regelmatig op tot meer dan het verschil met Premium, en je krijgt er extra beheer bij. Leg die rekensom naast elkaar voordat je iets los aanschaft.
Heb je meer nodig dan Premium biedt, bijvoorbeeld voor compliance? Sinds 1 september 2025 bestaan er aanvullende pakketten voor Business Premium: de Defender Suite en de Defender and Purview Suites, elk tot 300 licenties per klant. Groei je over de 300 heen, dan adviseert Microsoft een abonnement met Defender for Endpoint, zoals Microsoft 365 E3.
04Stap 4: zet de opties met prijs naast elkaar
Met de groepen uit stap 2 en 3 kun je prijzen koppelen. De bedragen hieronder gelden bij jaarlijkse betaling, per gebruiker per maand, exclusief btw. Die voor Standard en Premium staan op de Nederlandse prijspagina van Microsoft.
| Pakket | Prijs p/m | Desktop-apps | Beveiliging en beheer |
|---|---|---|---|
| Business Basic | € 6,07 | Nee, web en mobiel | Geen Intune of Defender for Business |
| Apps for business | € 11,00 | Ja | Geen Intune of Defender for Business |
| Business Standard | € 12,13 | Ja, op 5 pc’s of Macs | Geen Intune of Defender for Business |
| Business Premium | € 19,06 | Ja, op 5 pc’s of Macs | Defender, Intune, Entra ID |
In € per maand
Prijs per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling
Buitendienstmedewerker met Basic
Valt iemand tussen twee groepen in, kies dan op basis van het werk dat hij niet kan missen. Een buitendienstmedewerker die één keer per maand een offerte opmaakt, redt het meestal prima met Basic.
05Stap 5: kies tussen jaar- en maandbetaling
Een maandabonnement is duurder. Business Standard kost dan € 14,56 in plaats van € 12,13, Business Premium € 22,87 in plaats van € 19,06. Per Premium-gebruiker scheelt dat € 3,81 per maand, ruim € 45 per jaar.
Daar staat flexibiliteit tegenover. Met een jaarabonnement leg je je in de regel vast op het aantal licenties voor die periode, en afschalen kan pas bij verlenging. Heb je een vaste kern en daaromheen tijdelijke krachten of seizoenswerk? Dan werkt een combinatie vaak het best: de kern op jaarbasis, de schil per maand.
De fout die we hier het vaakst tegenkomen is alles op maandbasis zetten voor de zekerheid, terwijl het personeelsbestand al jaren stabiel is. Je betaalt dan elke maand voor flexibiliteit die je niet gebruikt.
06Stap 6: reken je mix door en plan een herziening
Vermenigvuldig per groep het aantal mensen met de prijs en tel alles op. Leg dat naast je huidige factuur. Het verschil tussen Standard en Premium is € 6,93 per gebruiker per maand, ruim € 83 per jaar. Zo zie je per medewerker wat een terechte op- of afwaardering oplevert.
Spreek daarna af wanneer je er opnieuw naar kijkt. Mensen wisselen van functie, vertrekken of houden een tweede account over dat niemand opruimt, dus een mix die vandaag klopt, is over een jaar vaak scheef. Wij kijken daarom vier keer per jaar samen met onze klanten naar hun licentiesituatie.
07Kom je er niet uit? Laat iemand van buiten meekijken
Soms past de werkelijkheid niet in zes stappen. Er zitten oude licenties in de tenant van een overname, een deel loopt via een andere reseller, of niemand weet precies wie wat gebruikt. Dan helpt een frisse blik.
Licewise is een onafhankelijke licentiepartner voor Microsoft 365 en Azure. We kijken naar wat jouw organisatie gebruikt en nodig heeft, in plaats van een standaardpakket te verkopen. Het begint met een gratis en vrijblijvende intake en analyse van je huidige licenties. Daarna volgen advies op maat en de implementatie, en houd je via ons self-service portaal zelf overzicht. Onze prijzen liggen tot 15% onder de markt. Licenties zijn saai, besparen niet.
Wil je je eerst verder inlezen, dan gaan de andere artikelen van onze licentiespecialisten dieper in op E3, E5 en het opruimen van ongebruikte licenties. Wil je meteen weten waar je staat, vraag dan de gratis intake aan en neem je gebruikerslijst uit stap 1 mee.
Vragen over jouw Microsoft 365 licenties?
Kom je er niet uit? Neem contact op voor een gratis en vrijblijvende intake van je huidige licentiesituatie.
Bronnen
- Microsoft 365 Business Premium (microsoft.com)
- Microsoft 365 User Subscription Suites for Small and … (cdn-dynmedia-1.microsoft.com)
- Plannen en prijzen voor Microsoft 365 Business (microsoft.com)
- Microsoft 365-beveiliging – Prijzen voor bedrijven (microsoft.com)
- Microsoft 365 Business Basic vs Standard: Key Differences (netsysgroup.com)
- Microsoft Defender for Business (microsoft.com)
- Microsoft Defender for Business Frequently Asked Questions – Microsoft Defender for Business (learn.microsoft.com)
- Microsoft 365 Business Premium: New security and compliance add-ons – SCHNEIDER IT MANAGEMENT (schneider.im)